Wahl des Aufsichtsratsvorsitzenden und des stellvertretenden Aufsichtsratsvorsitzenden

§ 107 Abs. 1 S. 1 AktG schreibt vor, dass der Aufsichtsrat aus seiner Mitte

• einen Aufsichtsratsvorsitzenden und
• mindestens einen stellvertretenden Aufsichtsratsvorsitzenden

zu wählen hat. Die Wahl erfolgt jeweils mit einfacher Stimmenmehrheit. Die Satzung kann ein höheres Quorum vorsehen.

Bei allen Aufsichtsräten, die nach dem MitbestG gebildet sind (sowohl in der AG, wie auch in der GmbH), erfordert die Wahl des Aufsichtsratsvorsitzenden und seines Stellvertreters jeweils mindestens eine 2/3-Mehrheit im Aufsichtsrat (§ 27 Abs. 1 MitbestG). Dabei ist zu beachten, dass das MitbestG keinen Grundsatz kennt, wonach der Aufsichtsratsvorsitzende zwingend ein Anteilseignervertreter zu sein hat. Allerdings schreibt § 27 Abs. 2 MitbestG für den Fall des Nichterreichens der 2/3-Mehrheit zwingend vor, dass die Anteilseignervertreter den Aufsichtsratsvorsitzenden und die Arbeitnehmervertreter den (ersten) stellvertretenden Aufsichtsratsvorsitzenden wählen. Eine satzungsmäßige Bindung des Aufsichtsrats daran, dass die Vertreter der Anteilseigner den Aufsichtsratsvorsitzenden und die Vertreter der Arbeitnehmer den stellvertretenden Vorsitzenden wählen, ist im mitbestimmten Aufsichtsrat nicht zulässig. Anderes gilt nur im nicht mitbestimmten AG-Aufsichtsrat und im fakultativen GmbH-Aufsichtsrat.

Ausschüsse des Aufsichtsrats

Ausschüsse können gemäß § 107 Abs. 3 AktG gebildet werden. Die Befugnis zur Ausschussbildung steht ausschließlich dem Aufsichtsrat zu. Dies ist Ausdruck des Selbstorganisationsrechts des Aufsichtsrats: Alleine der Aufsichtsrat kann und soll nach pflichtgemäßem Ermessen beurteilen, wie er seine Arbeit zweckmäßigerweise organisiert, um seinen gesetzlichen Funktionen und seiner Allgemeinverantwortung am besten gerecht zu werden. Dazu hat der Aufsichtsrat in eigenem Ermessen festzulegen, inwieweit er seine Aufgaben im Plenum erledigen oder einem Ausschuss übertragen will. Diese Befugnis kann dem obligatorischen Aufsichtsrat weder durch Satzungsregelung noch durch (sonstigen) Beschluss der Anteilseignerversammlung eingeschränkt oder ihm gar ganz genommen werden.

Ausschüsse können für drei unterschiedliche Aufgabenbereiche zuständig sein:

• die Vorbereitung von Aufsichtsratsverhandlungen und Aufsichtsratsbeschlüssen,
• die Überwachung der Ausführung von Aufsichtsratsbeschlüssen und
• die Beschlussfassung anstelle des gesamten Aufsichtsrats (Plenum)‏.

Dabei sind allerdings die zwingenden Vorbehaltsaufgaben des Gesamt-Aufsichtsrats gemäß § 107 Abs. 3 S. 4 AktG zu beachten. Dies gilt zum Beispiel für die Prüfung von Jahres- und Konzernabschluss gemäß § 171 AktG. Auch wenn zum Beispiel ein Prüfungsausschuss eingerichtet wurde, obliegt die Prüfung der Abschlüsse (und die entsprechende Beschlussfassung: Billigung und ggf. Feststellung) zwingend allen Mitgliedern des Aufsichtsrats. Dasselbe gilt beispielsweise auch für die Bestellung und Abberufung der Mitglieder des Vorstands bzw. der Geschäftsführung, soweit der Aufsichtsrat dafür zuständig ist (was beim AG-Aufsichtsrat immer und beim nach MitbestG gebildeten GmbH-Aufsichtsrat ebenfalls zwingend der Fall ist). Auch in diesen Angelegenheiten können Ausschüsse (zum Beispiel „Personal- oder Präsidialausschuss“) allenfalls vorbereitend tätig werden.

Sitzungen des Aufsichtsrats

§ 110 Abs. 3 AktG schreibt mindestens zwei Aufsichtsratssitzungen je Kalenderhalbjahr vor. Bei nicht börsennotierten Unternehmen kann der Aufsichtsrat beschließen, nur eine Sitzung je Kalenderhalbjahr abzuhalten (§ 110 Abs. 3 Satz 2 AktG).

Das Gesetz lässt alternative Formen zur „Präsenz-Sitzung“ (z. B. Video- bzw. Telefonkonferenz) ausdrücklich zu. Allerdings ist die Plenarsitzung weiterhin „gesetzliches Modell“ der Aufsichtsratssitzung.

Grundsätzlich erfolgt die Einberufung der Sitzungen durch den Aufsichtsratsvorsitzenden oder im Falle seiner Verhinderung durch den stellvertretenden Aufsichtsratsvorsitzenden. Darüber hinaus kann jedes einzelne Aufsichtsratsmitglied oder der Vorstand unter Angabe des Zwecks und der Gründe verlangen, dass der Vorsitzende des Aufsichtsrats unverzüglich den Aufsichtsrat einberuft. Die Sitzung muss binnen zwei Wochen nach der Einberufung stattfinden (§ 110 Abs. 1 AktG). Wird dem Verlangen nicht entsprochen, so kann das Aufsichtsratsmitglied oder der Vorstand unter Mitteilung des Sachverhalts und der Angabe einer Tagesordnung selbst den Aufsichtsrat einberufen (§ 110 Abs. 2 AktG).

§ 110 AktG gilt über die Verweisungen in MitbestG (§ 25 Abs. 1 Satz 1 Nr. 2) und DrittelbG (§ 1 Abs. 1 Nr. 3) zwingend auch für den obligatorischen GmbH-Aufsichtsrat. § 52 GmbHG verweist für den fakultativen GmbH-Aufsichtsrat ebenfalls (allerdings satzungsdispositiv) auf § 110 AktG.

Für die Einberufung des Aufsichtsrats existieren keine gesetzlichen Form- und Fristvorschriften. In der Regel erfolgt sie schriftlich (zwingend mit Tagesordnung und Gegenständen der Beschlussfassung) und mit angemessener Frist (üblich sind ca. zwei Wochen). Einzelheiten werden in der Praxis regelmäßig in einer Geschäftsordnung geregelt, die sich der Aufsichtsrat gibt.

Ergänzungen der Tagesordnung und nicht angekündigte Beschlussfassungen in der Sitzung sind nur durch (nachträgliche) Zustimmung aller (auch der abwesenden) Aufsichtsratsmitglieder zulässig.

Wenn einzelne Aufsichtsratsmitglieder die Einberufung einer Aufsichtsratssitzung verlangen können (§ 110 Abs. 1 AktG, siehe oben), dann können sie erst recht verlangen, dass einzelne Beratungsgegenstände in die Tagesordnung einer ohnehin anberaumten Aufsichtsratssitzung aufgenommen werden.

Teilnahme an Aufsichtsratssitzungen

Das AktG enthält zu dieser Frage grundsätzlich nur eine Negativabgrenzung: Von der Teilnahme an Aufsichtsratssitzungen sind Nichtmitglieder des Aufsichtsrats und des Vorstands grundsätzlich ausgeschlossen (§ 109 Abs. 1 AktG)‏. Lediglich zur Beratung über einzelne Gegenstände können Sachverständige und Auskunftspersonen hinzugezogen werden (§ 109 Abs. 1 Satz 2 AktG). Der oder die Protokollführer (mehrere sind möglich) muss nicht dem Aufsichtsrat angehören.

Jedes einzelne Aufsichtsratsmitglied hat das unentziehbare Recht zur Teilnahme an den Aufsichtsratssitzungen. Daraus erwächst sogar eine grundsätzliche Pflicht zur Sitzungsteilnahme.

Ein Problem kann entstehen, wenn sich einzelne Aufsichtsratsmitglieder einem Interessenkonflikt ausgesetzt sehen. Anders als häufig vermutet, führen diese nicht zum „automatischen“ Ausschluss von der Aufsichtsratssitzung. So fordert der Deutsche Corporate Governance Kodex (DCGK, der formal nur für börsennotierte Aktiengesellschaften gilt) zunächst nur die Anzeige eines Interessenkonfliktes gegenüber dem gesamten Aufsichtsrat. Die Entscheidung über die Teilnahme an der Aufsichtsratssitzung liegt in der Eigenverantwortung des einzelnen Aufsichtsratsmitglieds.

Im Falle der Verhinderung des Aufsichtsratsmitglieds an der Sitzungsteilnahme kommt zunächst die schriftliche Stimmabgabe durch ein beauftragtes anderes Aufsichtsratsmitglied in Frage. Die Satzung kann darüber hinaus die schriftliche Stimmabgabe durch einen anderen Stimmboten erlauben, der selbst nicht dem Aufsichtsrat angehören muss und der dann in dieser Funktion an der Aufsichtsratssitzung teilnimmt.

Willensbildung in der Aufsichtsratssitzung und Zustandekommen von Beschlüssen

Zunächst ist darauf hinzuweisen, dass die Überwachungspflicht des Aufsichtsrats ergänzt wird um die „Pflicht zur Beratung“ der Geschäftsleitung und im Aufsichtsrat.

Aufsichtsrat = Aufsicht + Rat

Um die Verhandlungen im Aufsichtsrat sachverständig zu verfolgen und einen konstruktiven Beitrag zur Willensbildung des Aufsichtsrats leisten zu können, muss dem Aufsichtsratsmitglied die Möglichkeit der gründlichen Vorbereitung gegeben sein. Dies bedeutet zum einen, dass ihm Unterlagen rechtzeitig vor der Sitzung und in angemessener Form aufbereitet zur Verfügung stehen. Zum anderen hat sich das Aufsichtsratsmitglied in entsprechend sorgfältiger Weise auf die Sitzung vorzubereiten.

Beschlussfähigkeit und Beschlussfassung im Aufsichtsrat

Gemäß § 108 Abs. 2 AktG‏ gelten für die Beschlussfähigkeit des Aufsichtsrats Satzungsbestimmungen, soweit nicht gesetzliche Vorgaben greifen. Wenn weder Gesetz noch Satzung Vorgaben machen, ist die Beschlussfähigkeit des Aufsichtsrats gegeben, wenn mindestens die Hälfte der (gesetzlich oder durch Satzung vorgeschriebenen) Mitglieder anwesend sind (immer mindestens drei, § 95 AktG)‏. Satzungsregelungen die die Beschlussfähigkeit von der Anwesenheit bestimmter Aufsichtsratsmitglieder abhängig machen, sind im obligatorischen Aufsichtsrat unwirksam.

Die Beschlussfassung erfolgt durch einfache Mehrheit der abgegebenen Stimmen. Sie setzt Antragstellung voraus. Außerdem ist die Dokumentation des Beschlusses (Wortlaut) im Protokoll zwingend erforderlich. Geheime Abstimmungen sollten grundsätzlich nicht erfolgen.

Beschlussfassungen sind - vorbehaltlich einer näheren Regelung durch die Satzung oder eine Geschäftsordnung des Aufsichtsrats - durch schriftliche, telefonische oder andere vergleichbare Formen auch außerhalb von Aufsichtsratssitzungen möglich (§ 108 Abs. 4 AktG). Allerdings sind derartige Beschlussfassungen nur möglich, wenn kein Aufsichtsratsmitglied diesem Verfahren widerspricht.

Obwohl § 52 GmbHG nicht auf § 108 AktG verweist, gelten diese Grundsätze der Beschlussfähigkeit und Beschlussfassung auch für den fakultativen GmbH-Aufsichtsrat.